山西省体育局公文处理办法        

（2001年5月22日省体育局局长办公会议审议通过，2002年1月11日晋体办[2002]2号文件印发）  

第一章  总  则    

    第一条 为提高公文质量和工作效率，使山西省体育局(以下简称省体育局)公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，制定本办法。  

    第二条 省体育局的公文(包括电报，下同)，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布行政法规和规章，施行行政措施,请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。  

第三条 办公室是省体育局公文处理工作的职能管理部门，主管局机关并负责指导直属单位、体育社会团体的公文处理工作。办公室也是省体育局公文处理工作的办事机构，具体负责公文的上报、下发、收发、分办、传递、用印、立卷和归档等工作的管理和办理。  

第四条 省体育局的各级领导干部和工作人员，应当经常深入实际、调查研究，树立实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的质量和效率。省体育局的文秘人员应当具备较高的文化素养和有关专业知识，忠于职守，廉洁正派。  

    第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全。  

    第六条 公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则。  

第七条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。  

第二章  公文种类    

    第八条 省体育局的公文种类有：  

    (一)决定  

    适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。  

    (二)公告  

    适用于对外宣布重要事项或者法定事项。  

    (三)通告  

    适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。  

    (四)通知  

    适用于发布规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。  

    (五)通报  

    适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。  

(六)报告  

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。  

(七)请示  

适用于向上级机关请求指示、批准。  

(八)批复  

适用于答复下级机关的请求事项。  

(九)意见  

适用于对重要问题提出见解和处理办法。  

(十)函  

适用于机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。  

(十一)会议纪要  

适用于记载、传达会议情况和议定事项。  

第三章  公文格式    

第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。  

(一)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。密级的划分标准按《体育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》执行；保密标识为”★”，“★”前标密级，“★”后标保密期限。密级和保密期限在文件首页右上角规定位置印刷。绝密、机密公文应当标明份数序号。  

(二)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。  

(三)发文机关标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。  

(四)以处、室为单位统一编发文字号。发文字号包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。  

(五)上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓者和电话。  

(六)公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除发布规章的标题中规章名称加书名号外，一般不用标点符号。  

(七)主送机关，是指报告、请示的领导机关或者要求执行的机关；协助执行或者需要知道公文内容的机关为抄送机关。  

(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前．注明附件顺序和名称。  

(九)公文除会议纪要和以电报形式发出的外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签单位的签发人姓名。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。  

(十)成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。  

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。  

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。  

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。  

(十四)文字从左至右横写、横排。  

 第十条 公文用纸为国际标准A4型(210mm×297mm)；左  侧装订。  

第四章  行文规则    

第十一条 行文  

(一)向国家体育总局、省政府的请示、报告和向各地、市体育行政部门下发的决定、重要通知、通报等以省体育局名义行文。  

(二)省体育局在自己的职权和业务范围内，可与省政府各组成部门、省政府直属机构等互相行文；也可以根据授权和职权规定，向平级或者下级人民政府行文。  

(三)凡属既定方针、政策内的具体规定、通知和日常行政事务，以办公室名义行文。  

(四)机关各处室和直属单位、体育社会团体不得直接向省政府、有关厅局和各地市行署(政府)及体育行政部门行文；可与有关厅局和各地市行署（政府）及体育局内相应的业务单位进行业务工作的商洽或者答复有关业务问题。  

(五)机关各处室就业务问题可与直属单位直接行文。  

(六)对各地市体育行政部门的重要行文，应当视文件内容，分别抄送有关处、室和各地市人民政府。  

(七)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。  

第十二条 省体育局可与同级政府、政府部门、党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文，联合行文应当确有必要，单位不宜过多。  

第十三条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送给领导者个人。  

第十四条“报告”中不得夹带请示事项。  

第五章  公文处理    

第十五条 公文办理分收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、把关、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。  

第十六条 收文  

(一)送省体育局、省体育局办公室的文件、电报、信函，由办公室值班室登记、分发、催办；送省体育局的机要文件、密码、电报，由办公室机要室登记、分发、催办、归档。  

(二)送局领导同志的公文由办公室办理。领导同志亲收件由本人收拆(授权他人代拆者除外)。  

(三)退各处室、直属单位的文件、电报，由各处室和直属单位登记、分发、催办。  

(四)收文登记包括收文日期、来文机关、编号、标题、附件、份数、签收，特急文电应当注明交接时间。  

第十七条 分发、承办    

(一)公文分办件、阅件，文书处理人员应当及时、准确地进行处理。  

(二)需要办理的公文，办公室根据省体育局各处室职责范围和文件内容、性质及时提出分办意见，分送业务主管部门办理；需要几个单位共同办理的公文，应当指定主办单位。紧急公文，应当提出办理时限。  

(三)各处室的内务人员收到需要办理的公文应当送处长(主任)阅批后，再由分管该项工作的人员负责办理。  

(四)承办人对需要办理的公文应当尽速办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办部门并说明理由。  

(五)各地市体育行政部门，各直属单位报来需要审批答复的公文，应当在一周内办理完毕。对需要审批的紧急公文应当随到随办，文件有规定办理期限的，应当按期限办理完毕，如不能办理完毕，须向主管领导人报告，必要时应当向对方说明情况。  

(六)公文办理完毕，承办部门应当及时向办公室通报办理结果。  

第十八条 需要办理的公文，办公室负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。办公室按季度、年度检查、通报办文情况。  

第十九条 草拟公文应当做到：  

(一)要符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。  

(二)要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。  

(三)人名，地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，时间应当写具体的年、月、日。  

(四)结构层次序数，第一层为“一”(法规、规章为第一条)，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。  

(五)必使用国家法定计量单位。  

(六)用词、用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。  

第二十条 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组，惯用语、缩中语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。  

第二十一条 草拟、修改和签批公文，用笔、用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。  

第二十二条 全体工作人员应当逐步改善办公手段，运用电子计算机起草公文。用电子计算机起草的公文用纸、公文格式、审批程序等均按本办法的规定执行。用电子计算机起草秘密文件，不得将其存入硬盘，必须存入备用软盘，其软盘按秘密文件保存，销毁时采用格式化办法，不得用删除办法。  

第二十三条 公文用纸  

(一)以省体育局、办公室名义起草上报下发的文件，文稿首页用“山西省体育局发文稿纸”。  

(二)省体育局与有关单位联合上报下发的文件，文稿首页用“山西省体育局会签文件拟稿纸”。  

(三)各处、室向局领导请示、报告工作，首页用“山西省体育局内部请示、报告用纸”。  

直属单位向省体育局请示，报告工作，首页用印有本单位名称的版头文件纸印刷。  

(四)在需要办理阅知的公文首页前附“山西省体育局来文传递卡(分办件和阅件)”，以便有关领导同志和承办人签注意见，不得在公文上签注意见或附纸条。  

(五)工作人员接到外单位或个人的电话、接待外单位或个人面洽公务，电话和面洽内容需要省体育局办理或知道的事项，用“电话或面洽公务记录单”记录。  

(六)首页以后用公文稿纸。  

(七)答复人民群众来信用“山西省体育局便函纸”。  

(八)拍发电报应当根据电报内容选用专用的电报用纸。  

第二十四条 核稿  

送局领导签发的文件由处长(主任)或副处长(副主任)核稿，并送办公室复核。部门负责人将公文送上级领导人签发前应当认真核稿，在核稿栏中明确签署意见，并写上姓名和核稿时间。重要文件，领导同志要亲自核稿。  

第二十五条 签发  

（一）签发公文的领导应当认真审批公文。主批人应当在签发栏中明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批圈阅，应当视为同意。  

(二)省体育局向国家体育总局、省委、省政府的请示、报告，向同级厅局和各地、市体育行政部门及全省体育系统印发的重要公文，由局领导签发；重要的或者涉及面广的必须由局长签发。  

(三)已经领导签发的文件，内容如需改动，须经原签发人再行审阅。  

(四)不得擅自以领导同志名义或者以领导同志的口气写批示，不得仿照领导同志的笔迹代“签字”。如领导同志有口头交代，经办人员应当在公文上注明。  

(五)上级机关的秘密公文，除绝密或者注明不准翻印的以外，经办公室主任批准可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。  

第二十六条 把关  

(一)办公室负责上报国家体育总局、省委、省政府和各处室报体育局领导的文件及下发文件的审核把关工作。  

(二)把关的重点是：  

1、是否需要行文；  

2、是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否符合体育工作的方针、政策及有关规定；  

3、涉及其他部门或者单位的问题是否已与有关部门、单位协商、会签；  

4、提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；  

5、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。  

(三)对不符合本办法各项规定的文稿，把关部门应当退回重拟。  

第二十七条 用印  

(一)监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。  

(二)监印章要盖得清楚端正，印章的位置在公文末尾日期处，整个印模应当骑年压月，上大下小；负责同志的名章在日期上方；不得在文件的空白页上盖章。  

第二十八条 电报  

(一)拍发密码和明码电报按国家体育总局和省政府有关规定办理。  

(二)电报的签发：送省委机要局的电报，需经处室领导人审核、局领导签发，送办公室机要室发出；通过邮电部门发往国内、外的电报，按公文签批权限办理。  

第二十九条 分发  

(一)省体育局上报的公文、下发的重要公文由办公室登记后发出。其他公文由各单位登记发出。  

(二)请省委、省政府领导人出席省体育局召开的会议及活动的信件、请柬、材料由办公室登记后发出。  

(三)外发信函要在信封上写清楚收信单位的邮政编码、地址、名称并注明航空、挂号、印刷品等。秘密文件应当注明秘密等级、缓急程度，绝密文件要在信封封口处加密封条并加盖密封章。  

第三十条 递送  

(一)各单位发送的重要公文应当交收发室签收。  

(二)传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。  

(三)利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。  

(四)收发室递送公文要分类清点，按照内埠(交换、平信、挂号、专送)、外埠(航空、平信、挂号、机要)分别登记。  

(五)私人信件不得用公用信封和交收发室发送。  

第六章 上报的公文处理    

第三十一条 上报文件除执行本办法的规定外，还应当按以下要求办理：  

(一)省体育局职权范围内的事项，要认真研究，自行解决，不要把一般性的问题提到省政府。  

可与有关部门、地区协商解决，或者可由省政府有关综合部门协调解决的问题，不要向省政府请示。  

可以自行下达的文件，不要报省政府。  

(二)上报的公文，凡涉及其他部门或者单位的问题，主办机关应当主动与有关部门或者单位协商、会签，如有关方面意见不一致，应当如实反映。  

(三)报省政府审批的事项，经省政府批准后，可由省体育局自行发文，文件首页应当注明已报省政府批准。  

(四)报请以省政府名义发布体育政策性文件及指示、通知时，应当代省政府拟批语和批复稿，连同审批文件一并报省政府审批。  

(五)提请省政府会议讨论的文件，也应当按上述要求和有关规定办理。  

(六)报请省政府审定的行政法规草案应当附草案说明。  

(七)上报的文件，由办公室主任或副主任审核把关，做到内容准确无误，观点明确，条理清楚，文字简洁，一般文件不超过三千字，超过的要写出摘要。  

（八）不得用党组名义单独向省政府写报告。  

第三十二条  向省政府请示、报告的范围  

(一)报请省政府审定发布的行政法规或者由省政府提请省人大常委会会议审议发布的体育法规；  

（二）体育工作的重要方针、政策；  

（三）省体育局年度工作计划、总结；  

（四）召开重要会议和举办全省运动会；承办全国最高层次的体育竞赛；  

（五）按规定由省政府任免干部有关事宜；  

（六）局长、副局长出国访问；  

（七）请省委和省政府领导人出席体育局举行的会议、活动；  

（八）局长认为需要向省政府请示、报告的事项。  

第七章 公文立卷、归档和销毁    

第三十三条 公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据文书立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷；电报连同文件一起立卷。  

省体育局领导和各处室、直属单位、社会体育团体在工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须立卷(包括照片、录音带、录像带、软盘、宣传品、奖品及印模等非纸质材料)，任何个人不得据为己有。  

第三十四条 公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则，灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。  

第三十五条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。  

第三十六条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管存档。  

第三十七条  案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。  

第三十八条 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由机关负责销毁机密文件的部门监销，保证不丢失、不漏销。  

第八章 附  则    

第三十九条 本办法由省体育局办公室负责解释。  

第四十条 本办法自2002年1月15日起施行，以往印发的《山西省体委公文处理办法》同时废止。